Hợp pháp hóa và Ủy quyền

HỢP PHÁP HÓA GIẤY TỜ VIỆT NAM VÀ CANADA

1. HỢP PHÁP HÓA GIẤY TỜ VIỆT NAM VÀ CANADA​

1.1. Công chứng và chứng thực giấy tờ Việt Nam:​

Phiếu đề nghị (nộp cùng hồ sơ)

– Công chứng bản sao từ bản chính​;

– Chứng thực chữ ký của cá nhân trên các giấy tờ văn bản (trừ các trường hợp ủy quyền liên quan đến bất động sản hoặc tài sản, tham khảo phần thủ tục ủy quyền bên dưới):​

  • Trường hợp đến trực tiếp tại Đại sứ quán: Đề nghị quý vị mang theo: Hộ chiếu hoặc Căn cước công dân còn hạn, Giấy tờ văn bản đã soạn sẵn để chứng thực, photocopy giấy tờ chứng minh nội dung có nêu trong giấy tờ cần chứng thực (như Giấy sở hữu nhà đất, tài sản liên quan…). Quý vị sẽ phải ký trước mặt cán bộ Đại  sứ  quán.
  • Trong trường hợp không thể có mặt tại Đại sứ quán để chứng thực chữ ký trực tiếp: giấy tờ của Quý vị phải được công chứng (notarised) bởi Công chứng viên (Notary Public) hoặc Luật sư đối với chữ ký của quý vị trên giấy tờ đó. Sau đó gửi đến Đại sứ quán: 01 bản đã được công chứng chữ ký và ít nhất 01 bản gốc giấy tờ đã ký (nhưng không công chứng chữ ký), bản sao được công chứng giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, ID,…) còn hạn có nêu trong giấy tờ văn bản cần chứng thực chữ ký, photocopy giấy tờ chứng minh nội dung có nêu trong giấy tờ cần chứng thực (như Giấy sở hữu nhà đất, tài sản liên quan…). Hồ sơ cần gửi bằng bưu điện đến Đại sứ quán để chứng thực.

– Ngoài bản chính xử lý, Quý vị vui lòng chuẩn 01 bộ hồ sơ photocopy như đã nói trên để lưu tại Đại sứ quán. Hồ sơ sẽ không được xử lý nếu không có đủ giấy tờ theo yêu cầu.

1.2. Hợp pháp hóa giấy tờ Canada:

Phiếu đề nghị (nộp cùng hồ sơ)

Giấy tờ của Quý vị phải được công chứng (notarised) của Công chứng viên (Notary Public) hoặc Luật sư đối với chữ ký của quý vị trên giấy tờ kèm theo bản sao được công chứng giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, ID,…); sau đó xin chứng thực (authentication) của Bộ Ngoại giao Canada hoặc của chính quyền Tỉnh bang đối với con dấu và chữ ký của Công chứng viên/Luật sư đó, và cuối cùng là gửi hồ sơ đến Đại sứ quán để hợp pháp hóa (legalisation)

Theo quy định của Canada, từ tháng 1/2024, các giấy tờ do các tổ chức, cơ quan liên quan của Canada cấp cần được chứng thực (aspostille/authentication) tại Bộ Ngoại giao Canada (GAC) hoặc Bộ tỉnh bang liên quan của Canada. Trên cơ sở đó, các giấy tờ mới đáp ứng yêu cầu để được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán. Vui lòng tham khảo thêm quy định của Canada tại đây. Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa gửi đến đại sứ quán không cần gửi kèm theo bản chính:

Ngoài giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa, Quý vị vui lòng nộp kèm theo 01 bản photocopy gồm: bộ hồ sơ đã được công chứng và chứng thực (authenticated) và các giấy tờ cá nhân kèm theo (Hộ chiếu, chứng minh thư…) để lưu tại Đại sứ quán. Hồ sơ sẽ không được xử lý nếu không có đủ giấy tờ theo yêu cầu.

2. ỦY QUYỀN (LIÊN QUAN ĐẾN BẤT ĐỘNG SẢN, TÀI SẢN)​

Phiếu đề nghị (nộp cùng hồ sơ)

Theo quy định của Việt Nam, kể từ ngày 10/04/2015, Đại sứ quán không có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp bất động sản, hợp đồng góp vốn bằng bất động sản, văn bản thỏa thuận phân chia tài sản, văn bản khai nhận di sản là bất động sản; trừ trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Tuy nhiên, Đại sứ quán có thẩm quyền hợp pháp hóa tất cả các loại giấy tờ được Bộ Ngoại giao Canada hoặc của chính quyền Tỉnh bang chứng thực (authenticated). Do đó, các giấy tờ uỷ quyền liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, phải được làm bằng song ngữ (Việt – Anh) và được công chứng (notarised) bởi Luật sư hoặc Công chứng viên Canada và được Bộ Ngoại giao/Bộ tỉnh bang Canada chứng thực.

Xin lưu ý: Bộ Ngoại giao/tỉnh bang Canada KHÔNG chứng thực các văn bản nếu như nội dung các văn bản đó không được soạn bằng một trong hai ngôn ngữ tiếng Anh hoặc tiếng Pháp và được chứng thực dịch thuật bởi Đại sứ quán Việt Nam tại Canada.

Để thuận tiện, Quý vị nên tham khảo văn phòng luật sư, văn phòng công chứng, các mẫu hợp đồng uỷ quyền thường được sử dụng tại địa phương ở Việt Nam nơi gia đình cư trú để bảo đảm nội dung, hình thức, tính chất pháp lý của văn bản sử dụng tại Việt Nam và nhu cầu phù hợp của bản thân, sau đó thêm phần tiếng Anh theo hướng dẫn của Đại sứ quán và ký trước mặt công chứng viên/luật sư.

– Để làm thủ tục hợp pháp hóa văn bản ủy quyền, Quý vị cần gửi những hồ sơ sau đến Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa, Canada:

  • Giấy ủy quyền đã được công chứng (Notarised) và chứng thực (authenticated) theo hướng dẫn trên.
  • Bản sao giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, Thẻ Công dân, Bằng lái xe…) được công chứng (Notarised).
  • 01 bản photocopy gồm: bộ hồ sơ đã được công chứng (Notarised), chứng thực (authenticated) và các giấy tờ cá nhân kèm theo (Hộ chiếu, chứng minh thư…) để lưu tại Đại sứ quán. Hồ sơ sẽ không được xử lý nếu không có đủ giấy tờ theo yêu cầu.
  • Bản sao giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu tài sản, bất động sản liên quan đến nội dung ủy quyền.

3. CHỨNG THỰC GIẤY TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN THỪA KẾ TẠI VIỆT NAM

Phiếu đề nghị (nộp cùng hồ sơ)

– Việc từ chối di sản thừa kế chỉ thực hiện trước thời điểm phân chia tài sản.

Quý vị có thể tham khảo Điều 620 Bộ Luật dân sự 2015 trích dẫn dưới đây.

Điều 620. Từ chối nhận di sản

“1. Người thừa kế có quyền từ chối nhận di sản, trừ trường hợp việc từ chối nhằm trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ tài sản của mình đối với người khác.

2. Việc từ chối nhận di sản phải được lập thành văn bản và gửi đến người quản lý di sản, những người thừa kế khác, người được giao nhiệm vụ phân chia di sản để biết.

3. Việc từ chối nhận di sản phải được thể hiện trước thời điểm phân chia di sản.”

3.1. Người Việt Nam đang làm việc, học tập, hoặc cư trú tại Canada có thể trực tiếp đến Đại sứ quán để ký tên trước mặt viên chức lãnh sự vào Giấy từ chối nhận di sản thừa kế mà thân nhân ở Việt Nam để lại theo di chúc hoặc theo quy định của pháp luật và được Đại sứ quán chứng thực chữ ký để sử dụng tại Việt Nam.​

– Quý vị có thể đề nghị người liên quan ở Việt Nam gửi cho quý vị mẫu theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam, có tham khảo văn phòng luật sư, văn phòng công chứng, các mẫu hợp đồng uỷ quyền thường được sử dụng tại địa phương ở Việt Nam nơi gia đình cư trú để bảo đảm nội dung, hình thức, tính chất pháp lý của văn bản sử dụng tại Việt Nam và nhu cầu phù hợp của bản thân.

– Người yêu cầu chứng thực Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế cần xuất trình các giấy tờ kèm theo:

a) Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế. Quý vị sẽ phải ký trước mặt cán bộ Đại  sứ  quán.

b) Giấy tờ chứng minh quyền được thừa kế di sản đó:

  • Di chúc có xác nhận của Phòng Công chứng Nhà nước Việt Nam (nếu có) hoặc Văn bản kê khai đối tượng được hưởng thừa kế di sản trong đó có tên của Quý vị (văn bản này cần có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam) (nếu có); hoặc Quyết định của Tòa án về việc quý vị là người được thừa hưởng di sản thừa kế (nếu có); và
  • Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản hợp pháp của người để lại di sản (ví dụ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu nhà do người để lại di sản thừa kế đứng tên. Nếu giấy tờ liên quan đến bất động sản được cấp trước năm 1975 thì cần có xác nhận của Phòng Nhà Đất hoặc Phòng đô thị Quận/huyện nơi có bất động sản về việc bất động sản đó hiện nay không thuộc quản lý của Nhà nước; và
  • Giấy chứng tử của người để lại di sản (bản sao có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam); và
  • Giấy tờ chứng minh quan hệ của quý vị với người để lại di sản (như Giấy khai sinh…) (Nếu thừa kế theo di chúc thì không cần xuất trình giấy này).​

c) Bản sao hộ chiếu Canada (trang có ảnh và chữ ký) nếu người ủy quyền cầm hộ chiếu Canada; hoặc Thẻ thường trú nhân; hoặc bằng lái xe. Bản sao hộ chiếu Việt Nam (trang nhân thân có ảnh) nếu người ủy quyền đang mang hộ chiếu Việt Nam. Nếu tên trong khai sinh Việt Nam, và tên trong giấy tờ hiện nay của quý vị khác nhau, quý vị cần có giấy tờ chứng nhận (Giấy chứng nhận đổi tên của Canada hoặc của Việt Nam xác nhận về việc đổi tên của Quý vị).

d) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ khẩu của người được ủy quyền tại Việt Nam (bản sao có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam);

e) Chuẩn bị thêm 01 bộ hồ sơ đã được công chứng (Notarised) và các giấy tờ cá nhân kèm theo (Hộ chiếu, chứng minh thư…) để lưu tại Đại sứ quán. Hồ sơ sẽ không được xử lý nếu không có đủ giấy tờ theo yêu cầu.

3.2. Trong trường hợp không thể có mặt tại trụ sở Đại sứ quán, quý vị có thể gửi qua đường bưu điện Giấy từ chối nhận di sản thừa kế được soạn thảo bằng tiếng Việt hoặc song ngữ (Việt – Anh hoặc Việt – Pháp) và được công chứng (notarised) bởi Luật sư hoặc Công chứng viên Canada và chứng thực bởi Bộ tỉnh bang liên quan của Canada. Vui lòng tham khảo thêm quy định của Canada tại đây.

Lưu ý: Bộ Ngoại giao/Tỉnh bang của Canada KHÔNG chứng thực các văn bản nếu như nội dung các văn bản đó không được soạn bằng một trong hai ngôn ngữ tiếng Anh hoặc tiếng Pháp và được chứng thực dịch thuật bởi Đại sứ quán Việt Nam tại Canada. Để thuận tiện, Quý vị nên sử dụng các mẫu theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam, sau đó thêm phần tiếng Anh hoặc Pháp theo hướng dẫn của Đại sứ quán và ký trước mặt công chứng viên/luật sư.

– Để làm thủ tục chứng thực, hợp pháp hóa Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế, Quý vị cần gửi những hồ sơ sau đến Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa, Canada:

  • Ít nhất 01 bản gốc Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế đã được ký trực tiếp bằng mực xanh (không có dấu công chứng)
  • 01 Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế được công chứng (Notarised) theo hướng dẫn trên.
  • Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, Thẻ Công dân, Bằng lái xe…) của người có nêu trong Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế; và bản sao công chứng giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền đề nghị làm thủ tục chứng thực văn bản (nếu có).
  • Bản sao giấy tờ chứng minh quyền được thừa kế di sản như đã nêu tại mục 3.1 (b).
  • Chuẩn bị thêm 01 bộ hồ sơ photocopy: Văn bản từ chối nhận di sản đã được công chứng (Notarised) và các giấy tờ cá nhân kèm theo (Hộ chiếu, căn cước công dân…) để lưu tại Đại sứ quán. Hồ sơ sẽ không được xử lý nếu không có đủ giấy tờ theo yêu cầu.

4. GIẤY PHÉP LÁI XE VIỆT NAM:

Phiếu đề nghị (nộp cùng hồ sơ)

Theo quy định của Chính phủ Canada, để đáp ứng điều kiện thi lấy Giấy phép lái xe (G, G1, G2) của Canada, người mang Giấy phép lái xe Việt Nam phải cung cấp bản dịch tiếng Anh được chứng thực và năm kinh nghiệm lái xe được xác nhận bởi Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa, Canada.

Để thực hiện thủ tục này, Quý vị cần gửi đến Đại sứ quán các giấy tờ sau:

  • Bản gốc hoặc bản sao công chứng (notarized) 02 mặt của Giấy phép lái xe Việt Nam còn giá trị;
  • Bản sao Hộ chiếu Việt Nam hoặc Canada của người nộp hồ sơ.
  • Chuẩn bị thêm 01 bản photocopy bộ hồ sơ đã được công chứng (Notarised) và các giấy tờ cá nhân kèm theo (Hộ chiếu, căn cước công dân…) để lưu tại Đại sứ quán. Hồ sơ sẽ không được xử lý nếu không có đủ giấy tờ theo yêu cầu.

5. PHÍ, THỜI GIAN XỬ LÝ VÀ CHUYỂN PHÁT BƯU ĐIỆN:

  • Phí và lệ phí có thể được thanh toán bằng thẻ tín dụng (bấm vào đây để tải Credit-Card-Charge-Form), money order, bankdraft, trả cho Embassy of Vietnam. Đề nghị liên hệ với Bộ phận Hợp pháp hóa: điện thoại (613) – 236 0772, máy lẻ 232 để biết thêm thông tin.
  • Hồ sơ sẽ được chuyển bằng dịch vụ thư bảo đảm của FedEx hoặc Canada post. Quý vị vui lòng nêu rõ yêu cầu dịch vụ chuyển phát phù hợp. Trong trường hợp Quý vị không nêu rõ lựa chọn dịch vụ chuyển thư, Đại sứ quán sẽ sử dụng bì thư bảo đảm của Fedex để gửi giấy tờ về địa chỉ của quý vị.
  • Lưu ý: Trong thời gian vừa qua, việc chuyển thư bằng dịch vụ của Canada Post thường xuyên bị chậm trễ. Để đảm bảo hồ sơ được chuyển đến kịp thời, Đại sứ quán xin khuyến cáo trong các trường hợp cần hồ sơ gấp, Quý vị chỉ nên sử dụng dịch vụ chuyển thư của FedEx.
  • Địa chỉ Đại sứ quán Việt Nam tại Canada:

EMBASSY OF VIETNAM
55 MacKay Street, Ottawa, ON, K1M 2B2. Telephone: 613 – 236 0772.

  • Nếu cần thêm các thông tin, đề nghị Quý vị liên hệ với Bộ phận Hợp pháp hoá qua số điện thoại: 613 – 236 0772.